病院奨学金へのお礼の挨拶

4月から4回生です。

去年から、病院に奨学金をお借りしています。

チューターから「春休み中に一度病院へ行って、看護部長さんに、奨学金のお礼と今元気で頑張ってますという報告を兼ねて挨拶をしたほうがいい」と助言を受けました。

そこで質問なのですが、どのようにして看護部長さんに挨拶するためのアポイントをとればよいでしょうか。

事務にお電話をすればいいのか…よく分からなくて。

もし経験のある方がいらっしゃれば教えていただけると幸いです。

また、もしお会いできることになった場合に気をつけること(手土産など)があれば、助言をよろしくお願い致します。